קלוד בנשמעון היה קונדיטור ראשי בוולדורף אסטוריה ירושלים משך שנים, עד שהחליט לפתוח קונדיטורית בוטיק בלב גוש עציון. מהר מאוד המקום הפך למוקד עלייה לרגל עבור תושבי הגוש והסביבה. הגידול המהיר של העסק התאפשר בזכות המאפים המיוחדים שלו – באמת ובאובייקטיביות – ובזכות ניהול נכון של משאבים.
מדליין התחילה עם קופה רושמת פשוטה ורשימת אקסל, כדי לא להוציא סכומים חודשיים על מערכות יקרות.
עם הקופה הרושמת הקיימת, ורשימת האקסל שדרשה התאמה לסוגי ההוצאות, קלוד קיבל דשבורד שנותן מדי יום ראייה עדכנית על התוצאות והמגמות של העסק, ברזולוציה יומית ואף שעתית במקרים מסויימים. הוא יודע אפילו מה הקשר בין מזג האוויר לתוצאות העסקיות שלו, וכמה יעילים הפרסומים שלו בפייסבוק. הוא מנהל את ההוצאות שלו בתיאום מדוייק עם ההכנסות, ורואה את התמונה הגדולה של העסק שלו במסך אחד בודד.
התוצר של מטריקה מתעדכן אוטומטית מספר פעמים ביום, ללא כל התערבות אנושית.
יתרונות השיטה
אוטומציה מלאה של כל הנתונים
כל המדדים מהקופה הרושמת שלכם, חשבון FaceBook ועד אחרון האקסלים שלכם מתעדכנים באופן אוטומטי ללא התערבות כלל. אתם קובעים את קצב העדכונים. זהו החוזק של מטריקה.
ללא שינוי בהרגלי עבודה
אנחנו עובדים על המערכות הקיימות שלכם, ללא צורך ברכישה, לא של מערכות חדשות ולא של תוכנות אחרות. אנחנו כן נבקש לתקן הרגלים שפוגעים בכם, במידה וקיימים.
ראיה מיידית של התמונה הכוללת
התוצר שלנו מראה לכם את כל המדדים שאתם צריכים ורוצים לראות בבת אחת, על ידי צבעים, טבלאות וגרפים קלים להבנה, כי מה שמעניין אתכם אלה הנתונים, לא הטכניקה להגיע אליהם.
קלוד החליט לקבוע לעצמו יעדים שבועיים, חודשיים ושנתיים. חשוב לו גם, מנסיונו במלון, לאזן בין הוצאות מסויימות להכנסות כלליות דווקא, כי כך ניתן לבחון ניצול נכון של משאבים או אגירת יתר של פרטי מחסן למשל. הוא ביקש השוואות בינו לבין עצמו כדי להבין אם הוא מתקדם, או לחילופין נסוג, בתוצאות בין תקופות מקבילות, ואנחנו יצרנו לו מד עומס שהלהיב אותו מיד, כי זה אפשר לו לקחת החלטות קטנות מבוססות נתונים ולא תחושות. בנוסף, שיקפנו לו כמה יחידות נמכרות לאורך ימים, שבועות וחודשים לפי מספר יחידות, הכנסות ורווחים. כי ניהול נכון דורש ראייה מקיפה ומבוססת נתונים.
העסק שלו מדבר, ואנחנו מקשיבים.
*המספרים המוצגים כאן אינם הנתונים האמיתיים של מדליין אלא מספרים שהותאמו לצורך הדגמה בלבד
יעדים
את היעדים קלוד מעדכן בעצמו. הוא יכול לעקוב אחר ההתקדמות שלו ליעד נתון, ורוצה לאתגר את עצמו ובעיקר את הצוות שלו, לקראת ארועים מיוחדים. הוא מתגמל את העובדים בהתאם, והמדדים האלה נמצאים כל העת מולם, מתעדכנים מדי יום ומזכירים להם את שיחת הצוות האחרונה. כי הפסיכולוגיה חשובה מאוד! דמיינו מד משקל שמתעדכן מול העינים כל הזמן… היינו זקוקים לדיאטות דרקוניות?
הצגת תוצאות
לקונדיטוריה בוטיק מחזור שבועי סביב השבת. לכן מטבע הדברים, התוצאות מוצגות לפי שבועות, כי שבוע הוא יחידת זמן נכונה לבחינה והשוואה כאן. בגרף אחד, מקבל קלוד מספר ואחוז התקדמות יחסית לתוצאות שלו מלפני שבוע, וברזולוציה של שתי הקופות שלו. הוא רואה בבת אחת את הנעשה בעבר, המגמה שלו היום ולאן זה מוביל אותו נכון לרגע זה. בשביל זה קיימים מספרים, צבעים וחלוקות נכונות. הפלטרים והחיתוכים השונים הקיימים בדוחות משמשים אותו בערב, בשקט, כשהוא יכול להתעמק בנתונים.
תצוגת עומס
עומס העבודה בקונדיטוריה כמו מדליין משתנה במהירות ובמחזוריות מסויימת. מספר המכירות הוא המדד נכון עבור העומס הזה לאורך היום, ללא קשר ישיר לסכום המכירה. שיקוף העומסים מאפשר לקלוד לנהל את האנשים והמלאים שלו ביעילות. יש לו ביטחון בהקצאה נכונה של משאבים, מבלי להעמיס כלכלית על מלאים מיותרים.
ניהול עומסים מאפשר גם כן לקלוט ולשחרר עובדים, לרכוש או להשכיר ציוד ובעיקר, מאפשר לו לנהל את הזמן מול המשימות האחרות. קלוד קיבל בהתלהבות את המספרים של העומס על ידי מדידה פשוטה של מספר הפתקיות לשעה, ומאז נפתחה לו האפשרות לקחת מספר רב של החלטות באופן רגוע. ההחלטות קלות יותר, וארגון שלוקח הרבה החלטות הוא ארגון מנצח. כי החיים דינמיים.
חלוקת הוצאות כאחוז מהכנסות
מדד נכון במקרה של מדליין, הוא מעמסה של משאבים על תקציב הקונדיטוריה מול ההכנסות הכלליות דווקא. האם גידול בהוצאה "כלים חד פעמים" ממלא את המחסנים, או שזה מראה על הצלחה דווקא ? ואם עובד היה נוכח הרבה שעות, זה מעיד על הרבה לקוחות או שמא אלה שעות מיותרות שעדיף היה לקבל בזמן אחר ? את התשובות לשאלות האלה אפשר לקבל על הרבה קטגוריות בהוצאות, וכולן תלויות בהכנסות של אותו חודש דווקא. זה כח ההצגה הפשוטה של מספר מורכב. זה מאפשר לעמוד על בריאות התהליך או לחילופין על הוצאות לא נחוצות.
